Neste artigo veremos sobre o que é informação documentada na ISO 9001:2015.

A nova versão da ISO 9001, a ABNT NBR ISO 9001:2015, a fim de alinhar com outras normas de gestão adotou a expressão informação documentada.

Em versões anteriores da Norma eram chamados de documentos e registros.

Veja também outros artigos sobre documentos ISO, clique abaixo para acessar

“Como fazer Controle de documentos em Excel“

“Como elaborar um documento para o Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001”

“Como fazer Controle de Documentos“

“7.5.3 Controle de informação documentada na ISO 9001:2015”

Informação documentada na ISO 9001:2015

A ISO 9001:2015 adotou duas expressões para informação documentada:

1. Manter informação documentada;
2. Reter informação documentada como evidencia.

Manter informação documentada

O que quer dizer a expressão ‘”Manter informação documentada” na ISO 9001:2015.

Se refere ao que era chamado de “documento” em versões passadas, que compreendia :

• procedimentos documentados,
• manual da qualidade,
• planos da qualidade,
• desenhos técnicos,
• instruções de trabalho,
• especificações (de produto, de material, de processo…)

São documentos que estabelecem requisitos e necessários como apoio para a conformidade dos processos e atividades do Sistema da Gestão da Qualidade.

Reter informação documentada

E a expressão “Reter informação documentada como evidencia de” na ISO 9001:2015?

Se refere aos registros, relatórios nas versões anteriores da ISO 9001.

“São documentos necessários para prover evidencia de conformidade com requisitos e que apresenta resultados obtidos ou provê evidencias de atividades realizadas “(ABNT NBR ISO 9000:2015 seção 3.8.10)

Controle da informação documentada

A seção 7.5 “Informação documentada”, na subseção 7.5.1 requer que sejam incluídas no SGQ (sistema de gestão da Qualidade):

1) Informação documentada requerida pela Norma ISO 9001:2015; acesse o artigo abaixo:

Informação documentada requerida pela Norma ISO 9001:2015

2) Informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade.

Informação documentada determinada como necessária na ISO 9001:2015

Informação documentada requerida pela Norma

Como vimos acima Informação documentada compreende:

• as que devem ser mantidas como informação documentada (manual da qualidade, procedimentos)
• as que devem ser retidas como informação documentada (registros).

Mas quais são essas informações documentadas requeridas pela Norma?

Nos artigos abaixo tratamos destes dois assuntos:

Manter informação documentada requerida pela ISO 9001:2015

Reter informação documentada requerida pela ISO 9001:2015 

Informação documentada determinada pela organização como necessária

Quais são as informações documentadas mantidas e retidas que devem ser determinadas pela organização como necessárias?

Vejam o artigo:

“Informação documentada determinada como necessária na ISO 9001:2015”

O termo informação documentada é obrigatório?

Antes de finalizar.

Quero lembra-los que a Norma não obriga o uso do termo “informação documentada”.

Se sua organização já tem estabelecido o SGQ desde as versões anteriores da ISO 9001, não há a necessidade de mudar a nomenclatura de:

• De documento para informação documentada mantida.
• De registro para informação documentada retida.

Mantenha como sempre foi, para ajudar pode colocar em um procedimento a correlação disso.

Cada organização deve usar os termos mais apropriados aos seus negócios, tais como:

1. registros,
2. procedimentos,
3. protocolos,
4. outras denominações usadas na ISO 9001:2008

Numa auditoria externa, por exemplo da certificadora, não poderá ser alvo de não conformidade ou de alguma observação, caso mantenham o uso dos termos antigos e não estejam causando problema algum.

Esperamos ter ajudado, caso tenham alguma dúvida ou observação a fazer, deixem no campo do comentário abaixo.