Neste artigo veremos sobre informação documentada determinada como necessária pela organização na ISO 9001:2015.
Veremos em quais seções a Norma aponta a necessidade da organização.
Lembrando que esta informação documentada não é a requerida pela Norma, mas que a organização determine como necessária para a eficácia do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade).
Vejam em posts anteriores a informação documentada requerida pela Norma:
“Manter informação documentada requerida pela ISO 9001:2015”
“Reter informação documentada requerida pela ISO 9001:2015”
“7.5.3 Controle de informação documentada na ISO 9001:2015”
Informação documentada determinada como necessária
Processos do SGQ
Seção 4.4 “Sistema de gestão da qualidade e seus processos” requer na subseção 4.4.2 alínea a e b:
- Manter informação documentada para apoiar a operação de seus processos.
- Reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado.
Aqui a organização deve fazer uma análise crítica dos processos e verificar onde será necessário manter informação documentada (documentação) e reter informação documentada (registros).
Esta analise critica deve levar em consideração a NOTA na seção 7.5.1 da Norma que diz que a extensão da informação documentada depende de:
- Porte da organização;
- Tipo de atividade, processo e serviço;
- Complexidade do processo e suas interações;
- Competência das pessoas.
Controles operacionais
Seção 8.1 “Planejamento e controle operacionais” requer na alínea e que a organização determine e conserve informação documentada na extensão necessária para:
- ter confiança em que os processos foram conduzidos como planejado e
- demonstrar a conformidade de produtos e serviços com seus requisitos.
Nesta fase de Operação da Norma, requer que determine e conserve informação documentada na extensão necessária.
Aqui vale uma nota para a palavra conservar que pode significar tanto “manter” como “reter”.
Então aqui a informação documentada necessária pode ser tanto uma especificação documentada (procedimento documentado, especificação, instrução de trabalho) como um registro.
Produção e provisão de serviço
Seção 8.5 “Produção e provisão de serviço”, na subseção 8.5.1 “Controle de produção e provisão de serviço” alínea a requer que a organização deve implementar produção e provisão de serviço sob condições controladas que devem incluir a disponibilidade de informação documentada que defina:
- As caraterísticas dos produtos, dos serviços a serem providos ou das atividades desempenhadas;
- E dos resultados a serem alcançados.
A disponibilidade de informação documentada que define as características dos produtos e serviços e das atividades, e dos resultados a serem alcançados é uma documentação que pode incluir procedimentos, especificações ou planos da qualidade.
Pontos a considerar
Então na ISO 9001:2015 nas 3 seções acima é mencionada a necessidade de informação documentada determinada pela organização.
Mas isso não impede que em outras seções da Norma seja necessário, a organização determinar a necessidade de informação documentada.
Sua organização deve fazer uma análise crítica, levando em conta a NOTA na seção 7.5.1 da Norma descrita acima, onde:
- o porte da organização,
- tipo de atividade,
- processo e serviço,
- complexidade do processo e suas interações e
- competência das pessoas
Podem definir a necessidade ou não de informação documentada.
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