Como fazer Controle de documentos

Sua empresa está implantando a ISO 9001 ou a ISO 14001, e precisa de orientação de como fazer Controle de Documentos.

Mais abaixo faça Download de um modelo de Documento ISO 9001.

Veja também outros artigos sobre documentos ISO, clique abaixo para acessar

“Como fazer Controle de documentos em Excel”

“Como elaborar um documento para o Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001”

“O que é Informação documentada na ISO 9001:2015”

Veja a seguir algumas dicas de como fazer Controle de Documentos e garantir que versões obsoletas não fiquem disponíveis ao uso.

Versões obsoletas

Uma preocupação deste requisito é garantir que se evite o uso de versões obsoletas dos documentos .

A Norma cita que deve ser evitar o uso mesmo de modo inadvertido.

Aliás o requisito de Controle de documentos é um dos que mais geram não conformidades em auditoria tanto interna como externa.

A Norma requer que as versões válidas dos documentos estejam disponíveis nos locais de uso.

A empresa disponibiliza em forma de cópia xerox em papel ou em forma eletrônica na rede local.

Geralmente fazem o uso de um programa de Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED.

Controle de documentos eletrônicos

As cópias dos documentos podem ser disponibilzadas de forma eletrônica ou forma fisica (cópia em Papel)

Vamos falar da forma eletrônica disponibilizada numa rede local.

Uma forma adequada é o documento ser em PDF para evitar que sejam modificados,

Pode ser em Word ou Excel mas de modo protegido para evitar modificação.

Claro que um expert em informática consegue de algum modo quebrar essa segurança, mesmo em PDF.

Mas para um usuário leigo isso é praticamente impossível.

Com isso se consegue evitar que alguém modifique o documento e que fique disponível aos usuários.

A fim de garantir que apenas os documentos pertinentes a determinada pessoa fique disponível.

Pode-se configurar as pastas da rede para que somente a pasta que interessa fique visível.

As outras pastas de outros setores são configuradas para ficarem invisíveis.

Todas estas pastas disponibilizando os documentos em forma de somente leitura.

Para ter maiores detalhes de como fazer isso, consulte seu pessoal de TI.

Documentos em forma de papel

Agora em forma de cópia em papel que são disponibilizadas aos setores.

Geralmente são copias xerox cor branca e preta, uma das preocupações é que sejam tiradas copias destas copias oficiais.

Uma forma usual é colocar as palavras “Copia Controlada” na cor vermelha com um carimbo em todas as folhas do documento.

Então caso seja encontrado um documento com as palavras “Copia Controlada” em preto, esta não é válida.

Documentos em papel e eletrônicos

Em empresas que faz o uso combinado de forma eletrônica e formato papel.

Existem alguns outros problemas que devem ser observados.

Se a pessoa pode acessar o documento pelo computador, pode imprimir e isso é um grande problema.

Pode haver mistura de documentos oficiais imprimidos com estas cópias, e olhe que isso ocorre usualmente em muitas empresas.

Claro que não terá as palavras “Copia Controlada” em vermelho, e há um certo controle ai.

Mas a possibilidade de impressão é um problema.

Uma coisa que pode ser feito é por intermédio de bloqueio de impressão

Por exemplo: o programa Adobe Acrobat pode configurar o documento PDF ser protegido contra impressão.

Hoje tem programas gratuitos que têm esse recurso de transformar um documento de Word para PDF e em modo protegido.

Faça DOWNLOAD de Modelo de documento ISO, clique abaixo:

Aqui foi dada uma ideia de como fazer Controle de documentos sem usar um software especifico para isso, portanto de custo mais reduzido.

Não tenha receio e faça!

Espero ter ajudado, em caso de duvidas deixem um comentário abaixo