Controle de documentos em Excel para ISO 9001

Neste artigo falaremos sobre como fazer Controle de Documentos em Excel para ISO 9001.

Normalmente as empresas adquirem um programa eletrônico, chamado geralmente de GED.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para controlar os documentos tanto do Sistema da Gestão da Qualidade como na Ambiental.

Estes programas ou aplicativo para computador geralmente são caros e padronizados.

Dificilmente você encontra um que possa ser totalmente customizado para a sua organização.

Vejam outros artigos relacionados, cliquem abaixo para acessar:

“Como fazer Controle de Documentos”

“O que é Informação documentada na ISO 9001:2015”

“Como elaborar um documento ISO 9001“

Como fazer Controle de documentos em Excel para ISO 9001 para atender ao requisito 7.5.3 da ISO 9001:2015.

Com isso reduzir os custos de aquisição de um programa eletronico de controle.

Que muitas vezes acaba não atendendo ao que a empresa almeja.

Na empresa em que trabalhei foi assim.

Foi adquirido um programa padrão não customizável, era de uma fornecedora de software, dessas gigantes do mercado.

E com eles não tem negocio, não tem como adapta-lo, dizem que é resultado de anos de experiencia em varios tipos de organização, mas…

Foi um sufoco adequá-lo para uso na empresa.

No final acabamos tendo que incluir uma planilha Excel para ajudar no controle.

Mesmo programa customizado acaba acontecendo alguns problemas de adaptação.

Você tem que adequar seu sistema ao programa sob risco de ficar não conforme.

Esta é a realidade.

Mas se você fizer tudo em Excel, a seu modo, adaptado a sua empresa, não vai dar erro, pois além de simples o controle não dá muito trabalho assim.

Claro que um controle manual fica mais sujeito a erros humanos, mas por ser simples a possibilidade de ocorrer erro é muito pequena.

Download Lista Mestra

Para fazer o Controle de documentos em Excel, precisaremos fazer uma Lista Mestra no Excel, faça download do modelo clicando abaixo:

Se seu Sistema de Gestão tem 2 tipos de documentos: eletrônico e físico (em papel), é interessante separar as Listas Mestras em dois tipos, no exemplo é:

• LME (Lista Mestra Eletrônica) e
• LMF (Lista Mestra Física).

Na LME, liste os documentos eletrônicos que serão disponibilizados no servidor da rede.

Na LMF, liste os documentos físicos que serão impressos em papel sulfite.

Elaboração de Documento ISO

Vejam o artigo sobre como elaborar um documentos para o SGQ ISO 9001, clique abaixo para acessar:

“Como elaborar um documento para o Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001”

Elaboração da Lista Mestra

Para listar os documentos crie um índice classificatório para facilitar a procura do documento na Lista Mestra.

Nestas Listas Mestras você tem que criar um número que pode ser LME 001 (numeração crescente para identificação).

Identifique o número no cabeçalho e coloque o número do setor que os documentos deverão ser disponibilizados.

Abaixo, vá listando os documentos colocando número do documento, nome do documento, número da revisão e data da revisão.

Há novos documentos que serão incluídos numa Lista Mestra assim como documentos que serão retirados da Lista Mestra por mudança no processo de trabalho.

Histórico da alterações das Listas Mestras

Nestes casos para ficar um histórico de alterações das Listas Mestras, crie uma planilha de Histórico das Listas Mestras, clique abaixo para fazer DOWNLOAD de um modelo:

Deste modo terminamos a explicação de como fazer o Controle de documentos em Excel para ISO 9001, um controle simples e fácil de utilizar.

Se sua empresa é de grande porte e o número de setores e documentos é grande [e só ter um número grande de Listas Mestras

Mas o formato pode ser o mesmo de uma empresa pequena, com número de setores e documentos pequenos e consequentemente número de Listas Mestras também pequeno.

Espero ter ajudado, mais duvidas deixe um comentário abaixo.