Controle de informação documentada
Neste artigo falamos sobre o requisito 7.5.3 da Norma ABNT NBR ISO 9001:2015, o Controle de informação documentada.
Na versão ISO 9001:2008 eram os requisitos 4.2.3 Controle de documentos e o 4.2.4 Controle de Registros.
Assim nesta nova versão da Norma juntou-se ambas num requisito só.
Ou seja, a Informação documentada mantida (Documentos) e a Informação documentada retida (Registros).
Assim veja artigos relacionados com este tema. clicando abaixo:
O que é Informação documentada na ISO 9001:2015
Manter informação documentada requerida pela ISO 9001:2015
Reter informação documentada requerida pela ISO 9001:2015
Informação documentada determinada como necessária na ISO 9001:2015
Mas o que mudou?
Na ISO 9001:2008 os requisitos para Controle de documentos e para o Controle de Registros eram diferentes.
Controle de documentos
Para o Controle de documentos, além do procedimento documentado eram requeridos:
Analise crítica, aprovação, atualização e reaprovação dos documentos.
Identificação da situação da revisão atual.
Disponibilidade nos locais de uso.
Legibilidade e prontamente identificáveis.
Controle dos documentos de origem externa.
Mas principalmente o uso não pretendido de documentos obsoletos.
Controle de Registros
Aqui também era requerido procedimento documentado onde definia os controles para:
Identificação, Proteção, Armazenamento, Recuperação, Retenção e disposição destes registros.
E que permaneçam legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.
Controle de Informação documentada
Na ISO 9001:2015 o requisito é o Controle de Informação documentada.
Onde junta os antigos documentos, agora informação documentada mantida, com os antigos registros, agora informação documentada retida, num só controle.
A principal diferença é que não requer procedimento documentado, nem para documento e nem para registros.
Mas prestem atenção!
Um procedimento documentado pode ajudar na sistematização dos controles requeridos.
Então não descartem a possibilidade de ter um procedimento documentado.
Faça download de procedimento e planilhas de controle para o Controle de Informação documentada
Então clique abaixo:
Que controles?
Que esteja disponível e adequada para uso, onde e quando for necessária.
Também protegida contra:
- Perda de confidencialidade
- Uso improprio
- Perda de integridade
Quando aplicável deve controlar:
- Distribuição, acesso, recuperação e uso.
- Armazenamento e preservação, inclusive da legibilidade.
- Controle de alterações (revisão, versão)
- Retenção e disposição.
E os documentos de origem externa, que chama agora de informação documentada externa,
E deve ser identificada, podendo ser uma identificação interna da organização, mas que diferencie de outros documentos internos.
E também um controle, pode ser de distribuição, com proteção contra uso de versão obsoleta.
Controle especifico para registro
Nesta nova versão apesar de dizer que os controles são aplicáveis para ambos os tipos de informação documentada: mantida e retida.
Para a informação documentada retida (registro) requer que seja protegida contra alterações não intencionais.
De modo que seja retida como evidencia de conformidade.
Acesso
A ISO 9001:2015 diz ainda que acesso pode implicar uma decisão quanto à permissão para:
Somente ver a informação documentada
Permissão e autoridade para ver e alterar a informação documentada.
Conclusão
Assim para quem está atualizando.
Ou fazendo upgrade da Norma, da ISO 9001:2008 para a ISO 9001:2015, terá todo o controle disponível.
Somente fiquem atento quanto a junção dos controles para ambas as informações documentadas, a mantida e a retida.
Então verifique se seu controle antigo ainda está atendendo aos requisitos da ISO 9001:2015, o requisito 7.5.3 Controle de informação documentada.
Como mencionei acima, não necessita mais procedimento documentado.
Mas se você já a tem da versão ISO 9001:2008, podem mantê-la.
Mas atenção para o que se está sendo requisitado para os controles, tanto para a informação documentada mantida com a retida.
Espero ter ajudado, mais dúvidas ou comentários deixem no campo Comentários abaixo.
Saudações,
Gostaria de saber como faço para criar uma estrutura de procedimentos ISO 9001:2015, para a minha empresa.
Desde agradeço
Olá João, desculpe a demora em responder, quando voce diz estrutura de procedimentos ISO, seria uma estrutura de documentos, tal como a piramide de documentos ISO? Caso seja isso, seria o Manual da Qualidade no topo, depois vem a Politica da Qualidade, Procedimentos, Instruções e finalmente Registros, lembrando que a ISO 9001 não usar mais estas nomenclaturas, resumiu em Informação documentada Mantida e a Retida, não sei se era essa sua duvida
Olá, tenho uma dúvida o contexto da organização, com a análise Swot é uma informação retida ou mantida?
Em relação a informação retida, existem sistemas que geram vários registros porém não é possível inserir a revisão ou mesmo o controle dos formulários que geram estes registros, como controla-los?
Desde já agradeço.
Att
Olá Aline
Tudo bem? demoramos a responder pois estavamos com problema em nosso servidor.
Mas vamos lá! Uma analise Swot é um documento que exige que esteja atualizada constantemente pois as realidades mudam na organização e seu contexto.
Então não pode ser classificada como informação retida ou registro como era chamado na versão anterior da Norma ISO 9001.
Geralmente estão colocando como anexo de um Plano Estratégico Organizacional, e este Plano como informação mantida.
Quanto ao registro que é gerado por este sistema que voce menciona, não sei qual é, mas registros não podem ter revisões de alteração.
O controle de registros é atender aos antigos 8 verbos do controle de registros.
Caso não tenha resolvido sua duvida, entre em contato novamente.
Atenciosamente