O 5S eletrônico
O 5S eletrônico ou a organização dos documentos eletrônicos (também chamados de arquivos eletrônicos.
Podem ser documentos texto, planilhas eletrônicas, programas ou software e outros) gravados no HD (Hard Disk) do computador ou no servidor de uma rede, seja ela privada ou corporativa.
Vejam outros artigos relacionados, cliquem abaixo para acessar:
“Como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos”
“Como fazer Seiton dos documentos eletrônicos“
O programa de 5S eletrônico
O programa de 5S eletrônico pode ser implantado usando-se a teoria usada no 5S dos objetos físicos como visto em artigos anteriores
Clique abaixo para acessar:
Então o 5S eletrônico também tem por objetivo a eficiência e a redução de custo:
- Eficiência: a eficiência é alcançada pela facilidade na procura dos documentos eletrônicos reduzindo este tempo de procura,
- Redução de custo: a redução de custo é alcançada pela redução de documentos duplicados ou obsoletos resultando na redução de hardware necessário para armazenar os arquivos eletrônicos.
- Outro benefício que se obtém é a velocidade de acesso quando se tem menos documentos arquivados no HD (Hard Disk ou Disco Rígido) do computador ou no HD da rede.
Aqui não falaremos no “Dia D”, pois no 5S eletrônico não há necessidade de um Dia D para ocorrer isso.
Todos os dias serão Dias D desde que iniciado o programa de implantação.
Já que falamos em programa de implantação.
Sim é necessário um programa o que implica num plano e seu monitoramento, havendo a necessidade de um gestor ou grupo gestor para monitorar este plano.
Importante lembrar que o programa, o plano e seu monitoramento devem ser explanados e aprovados pela Alta Direção, e evidentemente obter o apoio destes.
Neste plano deve constar a etapa do SEIRI, a do SEITON, e as outras etapas.
Faça DOWNLOAD do Plano Geral de 5S, clique abaixo para obter um exemplo de Plano:
O Plano está em forma de planilha eletrônica, e você pode usar como base para elaborar seu Plano.
Seiri – Senso de seleção
Veja esta etapa no post Seiri dos documentos eletrônicos
Seiton – Senso de organização
Veja esta etapa no Post Seiton dos documentos eletrônicos
Seissou – Senso de limpeza e Seiketsu – Senso de higiene
No 5S eletrônico estas duas etapas são menos evidentes em comparação ao 5S normal.
Mas quando é feito uma organização e redução de documentos facilitando o arquivamento e procura, tem-se como consequência a higiene e a saúde mental dos usuários.
A normalização também é importante através de criação de critérios e regras que todos devem acompanhar
Shitsuke – Senso de disciplina
Esta etapa no 5S eletrônico é a manutenção de todos os S anteriores, provendo-se muito treinamento e palestras de conscientização e repetição dos critérios e regras de arquivamento aos usuários.
Um monitoramento periódico da rede também é importante, para verificar se o 5S eletrônico está sendo mantido, este monitoramento deve constar do plano mencionado no início.
Importante lembrar que o hábito está contido nesta etapa do Shitsuke.
Para que se transforme num hábito, há a necessidade deste monitoramento e uma vigilância para ver se todos acompanham as regras estabelecidas para o 5S eletrônico.
Até que se transformem numa rotina.
Espero ter ajudado e caso tenham alguma dúvida, deixem um comentário abaixo.