Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015

Neste artigo falamos sobre um exemplo de preenchimento de Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015.

Mais abaixo faça download deste exemplo de Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015 preenchido.

No artigo anterior falamos sobre o item 10.2 da Norma ISO 9001:2015

“Não conformidade e ação corretiva”

Para ver o artigo, acesse o artigo abaixo:

“Tratamento de não conformidade e ação corretiva na ISO 9001:2015″

Além disso, foi disponibilizado um modelo de Relatório de Ação Corretiva baseado no item 10.2 da ISO 9001:2015.

Aqui vamos dar um exemplo de como preencher este Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015

Então o exemplo é de uma indústria manufatureira fictícia que fabrica seus produtos e faz a entrega para seus clientes.

Esta indústria tem os processos de

• Vendas
• Engenharia
• PCP
• Manufatura
• Expedição

Onde o processo de Manufatura compreende as operações de desbaste e de acabamento.

Certamente tem inspeção em processo e uma inspeção final antes da Expedição ao cliente.

Portanto vamos ao preenchimento do Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015

Faça DOWNLOAD do Exemplo de Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015, clicando abaixo:

Relatório de Ação Corretiva

Cabeçalho

No cabeçalho preenche-se o número, a data da emissão e quem emitiu o relatório.

Abaixo seleciona-se a origem da Não conformidade.

Depois em qual processo, qual setor e qual atividades ocorreu a Não conformidade

Descrição da Não conformidade

Evidentemente neste campo deve-se relatar o ocorrido com todos os detalhes para não ficar duvidas em uma leitura futura:

• o que ocorreu
• como ocorreu
• quem estava envolvido
• detalhes do produto ou serviço
• qual o erro?

Tipo de NC

Nosso exemplo mostra um problema ocorrido no cliente

Portanto é uma Não Conformidade maior.

Primeiro de tudo, recomendamos que elaborem uma lista de tipos de não conformidades que podem ser menores ou maiores.

Certamente que esta lista facilita e padroniza na decisão de se uma NC é maior ou menor.

Faz diferença?

Sim, caso tenha critérios para casos em que a NC for maior.

Estes critérios podem ser:

• Prazo menor para tomada de ação
• Pessoas envolvidas
• Levar ao conhecimento da Alta Direção
• Planilha de controle especificas para NC maiores

Ações de controle e ações de correção

Aqui a equipe analisar o problema e decidir se é necessário a tomada de ações de controle e de correção.

Como resultado, deve tomar ações para eliminar qualquer possibilidade de haver outro produto com o mesmo problema.

Deve trocar os produtos não conformes que estejam em produção, no estoque ou que tenham ido ao cliente.

No caso de um cliente consequentemente deve-se dar prioridade.

Necessário Ação corretiva?

Aqui a equipe deve analisar o problema e decidir se é necessário a tomada de ações corretivas.

Caso seja decidido que não, o relatório é terminado e arquivado.

Se sim, dá-se continuidade na análise da não conformidade.

Analise Crítica da Não Conformidade (Causa Raiz)

A análise da Causa da não conformidade é a mais importante do relatório.

Uma ação corretiva devidamente feita depende da correta determinação da causa real.

E a técnica da análise dos 5 Porques é de suma importância.

5 Porques

Os 5 Porques foi idealizado por Taiichi Ohno da Toyota.

Vejam artigo sobre 5 Porques e a busca da causa real, acessando o artigo abaixo:

“Objetivo dos 5 Porques é buscar a causa real”

Antes de partirmos para a análise 5 Porques.

A equipe deve verificar o que realmente ocorreu.

Um problema corriqueiro é que fazem analise de uma não conformidade só ouvindo as pessoas envolvidas.

Não tendo uma participação mais ativa da equipe.

Qual o grande problema disso?

Digamos que duas pessoas estão envolvidas numa certa não conformidade.

Ao ouvir o relato de cada um você ouvirá duas versões para um mesmo acontecimento.

Esse problema tinha sido detectado por Taiichi Ohno.

Então ele determinou que numa analise de causa se baseie no Princípio dos 3 GEN.

Princípio dos 3 GEN

Ou seja Gemba, Genbutu e Genjitu

• Gemba: quer dizer o local de trabalho.
  • Ohno disse: “vá ao local onde ocorreu o problema.”
• Genbutu: quer dizer a peça original.
  • Ohno disse: “veja a peça que ocorreu o problema, analise-a.”
• Genjitu: quer dizer realidade.
  • Ohno disse: “se baseiem na realidade dos fatos para analisar o problema.”

Veja artigo sobre este princípio, acessando o artigoiqualidade.com.br/o-principio-dos-3-gen-no-5-porque-da-toyota abaixo:

“O Princípio dos 3 Gen no 5 porque da Toyota”

Gemba

No nosso exemplo a equipe foi para o local da Produção (Gemba), ver onde ocorreu o problema.

Olham para todos os detalhes.

Observam um mesmo tipo de produto sendo processado.

Observam o movimento do operador processando, medindo, colocando e retirando a peça.

Conversam com o operador para ver o conhecimento deste, a sua opinião, enfim todos os detalhes que este observa no dia a dia.

Observem aqui que a equipe deve ter algum conhecimento de processo e medição de produto.

Genbutu

Depois eles vão verificar o produto (Genbutu).

Observam a complexidade e todos os detalhes do produto.

Como pode ter ocorrido o problema.

Aqui também a equipe deve ter conhecimento de produto para poderem fazer a análise.

Genjitu

Finalmente o Genjitu, a realidade.

Ou seja, coletam todos os dados, e não se baseiam no “Eu acho” “Eu penso que”.

Assim como 1 + 1 = 2, o resultado da análise deve ser baseado no que ocorreu.

Verificação de Não Conformidades similares

Ao mesmo tempo que a equipe faz a analise da não conformidade.

Deve ver se não conformidades similares estão ocorrendo:

• Em outra característica
• Em outro produto,
• Em outra máquina,
• Em outro setor.

Esse é um requisito da ISO 9001:2015.

No Japão esse requisito já era comumente analisado nos grupos de Controle de Qualidade.

Veja artigo sobre Circulo de Controle de Qualidade CCQ, acessando o artigo abaixo:

“O que é CCQ Circulo de controle de qualidade”

Ação Corretiva (Eliminação da causa da não conformidade)

Após a determinação das causas raízes.

É só determinar as ações para que estas causas não voltem a ocorrer.

A determinação das ações corretivas é até mais simples que a determinação das causas.

Pois se a não conformidade ocorreu por:

• Falta de capacitação, é só capacitar
• Falta de equipamento, adquira este equipamento
• Falta de manutenção, faça manutenção
• Não estava documentado, documente-o

Claro que a execução destas ações corretivas podem ser trabalhosas e dificultosas.

Mas a determinação destas ações é fácil após a determinação das causas.

Verificação da real execução das ações de contenção e das ações corretivas

Esse ponto não está claramente requerido pela ISO 9001:2015.

Mas do ponto de vista de coerência a real execução das ações é evidente.

Vocês podem achar que isso pode ser uma coisa boba.

Mas o que vimos em varias empresas de ações que não se concluíram e relatórios esquecidos não é pouco.

Sabem o que fazem?

Para receber uma auditoria externa, burlam os relatórios como se estivessem executados.

E a ISO 9001:2015 no item 10.2 alinea c requer: “implementar qualquer ação necessária”

Você tem que implementar as ações determinadas.

Uma verificação da rela execução é de suma importância.

Quem você deve indicar para fazer esta verificação?

Deve ser uma pessoa que conheça o processo, independente e imparcial.

Controle de RAC

Algumas empresas tem uma planilha de Controle de RAC.

Nesta planilha tem o número do RAC, cada etapa do RAC, responsáveis e prazos de cada etapa.

Somente alguém deve monitorar esta planilha e fazer cobranças nos atrasos.

Faça DOWNLOAD de modelo de Controle de RAC, clicando abaixo

O que ocorre se não foi implementado já passando do prazo?

Você pode padronizar que prorroga o prazo nestes casos.

Ou padronizar que emite um novo Relatório de Ação Corretiva em substituição.

Você pode fazer levantamento periódico dos setores, das pessoas não comprometidas que mais deixam de executar as ações.

E levar este levantamento a Analise Critica pela Direção.

Verificação da Eficácia das ações

Este é um requisito da ISO 9001:2015.

No item 10.2 alinea d requer:

“analisar criticamente a eficácia de qualquer ação corretiva tomada”.

Mas como verificar a eficácia de uma ação corretiva?

Pode se verificar se a não conformidade voltou a ocorrer verificando os relatórios do período.

Ou pode se emitir um relatório de ocorrências para se anotado se a não conformidade voltar a ocorrer.

Se for algum índice fora dos padrões, verificar se estes índices voltaram aos patamares adequados.

Necessário atualizar riscos e oportunidades e mudanças no SGQ?

Qualquer ação tomada seja ação corretiva ou ação de contenção pode acarretar mudança no SGQ.

No item 6.1 da ISO 9001:2015 você determinou e documentou os riscos e oportunidades no SGQ.

Na implementação dass ações você deve fazer analise se deve alterar ou incluir novos riscos e oportunidades no SGQ.

Alterações nos riscos e oportunidades devem ser levadas à Alta Direção.

Conclusão

Mostramos um exemplo de Relatório de Ação Corretiva na ISO 9001:2015.

Claro que é um exemplo de uma indústria de um produto que pode não ser igual ao seu caso.

Consequentemente se sua empresa presta serviço, a ocorrência de não conformidade é diferente.

Certamente o exemplo será esclarecedor para atendimento aos requisitos do item 10.2 da ISO 9001:2015.

Esperamos ter ajudado, mais duvidas ou comentários coloquem nos comentários abaixo.