Seiton dos documentos eletronicos

Como fazer Seiton dos documentos eletrônicos

Seiton dos documentos eletrônicos

Este artigo é continuação do artigo anterior “Como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos”.

Clique abaixo para acessar:

“Como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos”

O SEIRI, como fazer a seleção e separação dos documentos eletrônicos identificando quais ainda são necessários e quais não são mais necessários,

Veja também os artigos:

“Fazendo 5S eletrônico para eficacia e redução de custo”

“Seiri Seiton o inicio do 5S”


O Seiton

Agora entramos na etapa do SEITON (O Senso de organização), mais especificamente o Seiton dos documentos eletrônicos

Bom, então já selecionamos os arquivos necessários, e precisamos organiza-los, fazer a organização ou o Seiton dos documentos eletrônicos.

É preciso que esta organização seja com objetivo de criar eficiência, como mencionado em posts anteriores sobre 5S das coisas.

O que ocorre em muitas empresas é que se colocam milhares de documentos numa mesma pasta,.

Se você colocar mil relatórios numa pasta “Relatórios” e sem dividir estes relatórios em mais subpastas a fim de identifica-los.



O que ocorre?

Você dificilmente achará algum relatório dentro da pasta, então é preciso que haja organização.

Digamos que você identifique os documentos por tipo de documento e data, evidentemente isso facilita.

Mas se os colocarmos todos dentro de uma mesma pasta, já não vai ser possível acha-lo eficientemente.

Esta organização pode ser feita de diversas maneiras, mas darei um exemplo de como podia ser feito.

Este exemplo é com base numa experiencia real de uma empresa, e você pode tomar como base para aplicar na sua empresa.

Vejamos como poderia ser feito?

É preciso que os documentos eletrônicos sejam colocados em pastas e subpastas de modo que facilite a procura destes.

Então devemos ter pastas e subpastas que identifiquem o setor ou atividade exercida, o tema, o subtema, a data de criação dos documentos, veja exemplo abaixo:

Exemplo 1:

Caso de uma empresa que a rede seja compartilhada por todos os setores da empresa.

Ou seja, todos enxergam todas as pastas da rede, a organização inicial das pastas poderia ser como abaixo;

Seiton dos documentos eletronicos
Seiton dos documentos eletrônicos

Então todos os três setores identificados, e dentro de cada pasta haverá mais subpastas de modo que facilite o arquivo e consequente procura posterior.

Digamos que a empresa faz um relatório chamado de “Fechamento contábil mês Janeiro/2015” e precisa arquivar este, como seria então?

Claro que seria dentro da pasta “Administração”, e poderia ser como abaixo:

Pasta administração
Pasta administração

Caso alguém queria procurar o “Fechamento contábil mês Janeiro/2015”:

  • acessaria a pasta “Administração”,
  • dentro dela a pasta “Relatórios”,
  • dentro dela a pasta “Fechamentos”,
  • dentro desta a pasta ano “2015” e
  • finalmente dentro da pasta “Janeiro”.

Uma outra forma

O mesmo relatório “Fechamento contábil mês Janeiro/2015”

Estará dentro da pasta “Administração”.

Tem o ano do documento, exemplo na figura abaixo: 2015

E assim por diante até chegar ao documento procurado

Qual seria a vantagem aqui?

A vantagem é que os anos anteriores estão numa pasta “PASSIVO”.

Dentro de cada pasta anual a mesma estrutura, o que facilita alguma pesquisa que se tenha que fazer a procura de um documento antigo.

Então quando acabar o ano de 2015, simplesmente copio o conteúdo para a pasta “PASSIVO”.

No ativo renomeie a pasta “2015” para “2016”.

Delete todos os documentos dentro de todas as subpastas.

Inicie o trabalho do novo ano e arquive os documentos relativos a este novo ano.

Pasta Administração 2

Assim termina a etapa da organização ou o Seiton dos documentos eletrônicos.

Passamos às etapas seguintes, o Seissou, o Seiketsu e o Shitsuke.

Acessem o artigo clicando abaixo:

” Fazendo 5S eletrônico”

Espero ter ajudado e caso tenham mais alguma dúvida, deixem um comentário abaixo.