Seiton dos documentos eletrônicos
Este artigo é continuação do artigo anterior “Como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos”.
Clique abaixo para acessar:
“Como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos”
O SEIRI, como fazer a seleção e separação dos documentos eletrônicos identificando quais ainda são necessários e quais não são mais necessários,
Veja também os artigos:
“Fazendo 5S eletrônico para eficacia e redução de custo”
O Seiton
Agora entramos na etapa do SEITON (O Senso de organização), mais especificamente o Seiton dos documentos eletrônicos
Bom, então já selecionamos os arquivos necessários, e precisamos organiza-los, fazer a organização ou o Seiton dos documentos eletrônicos.
É preciso que esta organização seja com objetivo de criar eficiência, como mencionado em posts anteriores sobre 5S das coisas.
O que ocorre em muitas empresas é que se colocam milhares de documentos numa mesma pasta,.
Se você colocar mil relatórios numa pasta “Relatórios” e sem dividir estes relatórios em mais subpastas a fim de identifica-los.
O que ocorre?
Você dificilmente achará algum relatório dentro da pasta, então é preciso que haja organização.
Digamos que você identifique os documentos por tipo de documento e data, evidentemente isso facilita.
Mas se os colocarmos todos dentro de uma mesma pasta, já não vai ser possível acha-lo eficientemente.
Esta organização pode ser feita de diversas maneiras, mas darei um exemplo de como podia ser feito.
Este exemplo é com base numa experiencia real de uma empresa, e você pode tomar como base para aplicar na sua empresa.
Vejamos como poderia ser feito?
É preciso que os documentos eletrônicos sejam colocados em pastas e subpastas de modo que facilite a procura destes.
Então devemos ter pastas e subpastas que identifiquem o setor ou atividade exercida, o tema, o subtema, a data de criação dos documentos, veja exemplo abaixo:
Exemplo 1:
Caso de uma empresa que a rede seja compartilhada por todos os setores da empresa.
Ou seja, todos enxergam todas as pastas da rede, a organização inicial das pastas poderia ser como abaixo;
Então todos os três setores identificados, e dentro de cada pasta haverá mais subpastas de modo que facilite o arquivo e consequente procura posterior.
Digamos que a empresa faz um relatório chamado de “Fechamento contábil mês Janeiro/2015” e precisa arquivar este, como seria então?
Claro que seria dentro da pasta “Administração”, e poderia ser como abaixo:
Caso alguém queria procurar o “Fechamento contábil mês Janeiro/2015”:
- acessaria a pasta “Administração”,
- dentro dela a pasta “Relatórios”,
- dentro dela a pasta “Fechamentos”,
- dentro desta a pasta ano “2015” e
- finalmente dentro da pasta “Janeiro”.
Uma outra forma
O mesmo relatório “Fechamento contábil mês Janeiro/2015”
Estará dentro da pasta “Administração”.
Tem o ano do documento, exemplo na figura abaixo: 2015
E assim por diante até chegar ao documento procurado
Qual seria a vantagem aqui?
A vantagem é que os anos anteriores estão numa pasta “PASSIVO”.
Dentro de cada pasta anual a mesma estrutura, o que facilita alguma pesquisa que se tenha que fazer a procura de um documento antigo.
Então quando acabar o ano de 2015, simplesmente copio o conteúdo para a pasta “PASSIVO”.
No ativo renomeie a pasta “2015” para “2016”.
Delete todos os documentos dentro de todas as subpastas.
Inicie o trabalho do novo ano e arquive os documentos relativos a este novo ano.
Assim termina a etapa da organização ou o Seiton dos documentos eletrônicos.
Passamos às etapas seguintes, o Seissou, o Seiketsu e o Shitsuke.
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Espero ter ajudado e caso tenham mais alguma dúvida, deixem um comentário abaixo.