Seiri dos documentos eletronicos

Como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos

Seiri dos documentos eletrônicos

Este artigo é continuação do artigo anterior sobre o 5S para eficácia de redução de custo:

Fazendo 5S eletrônico para eficacia e redução de custo”


Vejam outros artigos relacionados, cliquem abaixo para acessar:

“Como fazer Seiton dos documentos eletrônicos

“Praticando o 5S da teoria à pratica”

“Implantando o 5S na empresa”


Neste artigo será explicado como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos.

Lembrando que:

documento 5S eletrônico

Relembremos o que é o Seiri.

SEIRI é o Senso de seleção ou de utilização.

Nesta etapa são selecionadas e separadas as coisas uteis das inúteis.



Sendo as uteis passam para a etapa seguinte, o Seiton (Senso de organização), e as inúteis são descartadas limpando o local de trabalho.

Para fazer o Seiri dos documentos eletrônicos, faça uma seleção e separação dos documentos eletrônicos identificando quais ainda são necessários e quais não são mais necessários.

Pastas UTEIS e INÚTEIS

Crie 2 pastas eletrônicas:

UTEIS e INÚTEIS (caso não lhe agrade, você pode escolher algum nome de sua preferência.

Por exemplo: ATIVOS e INATIVOS, ou EM USO e LIXO, etc.).

Coloque os documentos necessários na pasta UTEIS e os não necessários na pasta INÚTEIS.

pastas uteis e inuteis Seiri dos documentos eletronicos
Pastas uteis e inúteis

Mas daí você perguntaria, por que simplesmente não posso ir eliminando os documentos desnecessários, em vez de selecionar, separar e colocar na pasta INÚTEIS?

Sim, você até pode.

Pois ao final o resultado seria o mesmo, restariam somente os documentos necessários.

Mas como mencionamos em artigo anterior, é importante definir e elaborar um plano que evidentemente seja aprovada pela Diretoria.

Então é importante manter a pasta INÚTEIS para posteriormente fazer um levantamento do quanto foi eliminado.

Relatar o quanto de espaço vazio e economia gerou o programa de 5S eletrônico.

Por exemplo à Alta Direção, num relatório do programa de 5S.

Se não for mostrado os resultados positivos a Diretoria não vai saber os benefícios do programa e pode deixar de apoiar o programa 5S eletrônico.

Cópias desnecessárias dos documentos

Um outro ponto de suma importância é a procura e eliminação das copias desnecessárias dos documentos.

Como já dissemos acima são os famosos arquivos duplicados, as vezes triplicados ou copiados tantas vezes que o usuário nem sabe mais qual é a versão válida.

Aqui o gestor do 5S deve solicitar a colaboração do pessoal de TI (ou o pessoal da Informática, se assim for na sua empresa) para dar uma ideia de como procurar estes arquivos duplicados.

A TI pode assumir esta tarefa visto que têm o conhecimento da melhor forma de fazer isso ou eles podem dar treinamento aos usuários para que façam a procura.

Existem vários programas que pesquisam arquivos duplicados e alguns têm a função de elimina-los também.

Mas aqui é interessante não eliminar as copias ainda, mas guarda-lo na pasta INÚTEIS.

Para no final o pessoal de TI verificar as tendências e o porquê das pessoas ao fazer cópias destes arquivos.

E elaborar relatórios para o gestor analisar e criar regras para os arquivos eletrônicos.

Descobrir o porquê das pessoas fazerem copias desnecessárias é levantar a causa do problema.

Levantando esta causa pode-se tomar ações corretivas e evitar que ocorra o problema novamente.

A redução destes arquivos duplicados, reduzirá a demanda por espaço no HD (Hard Disk) do computador ou do servidor da rede.

Resultando em mais espaço no HD, não necessitando na aquisição de mais hardware.

E caso a empresa tenha contratado espaço para armazenamento na nuvem.

Com menos documentos pode fazer um contrato exigindo menos espaço e consequentemente menor custo.

Então foi mostrado como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos, passemos agora à etapa seguinte.

Vejam o artigo clicando abaixo:

“Como fazer Seiton dos documento eletrônicos”

Espero ter ajudado e caso tenham alguma dúvida, deixem um comentário abaixo.