Seiri dos documentos eletrônicos
Este artigo é continuação do artigo anterior sobre o 5S para eficácia de redução de custo:
“Fazendo 5S eletrônico para eficacia e redução de custo”
Vejam outros artigos relacionados, cliquem abaixo para acessar:
“Como fazer Seiton dos documentos eletrônicos“
“Praticando o 5S da teoria à pratica”
Neste artigo será explicado como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos.
Lembrando que:
Relembremos o que é o Seiri.
SEIRI é o Senso de seleção ou de utilização.
Nesta etapa são selecionadas e separadas as coisas uteis das inúteis.
Sendo as uteis passam para a etapa seguinte, o Seiton (Senso de organização), e as inúteis são descartadas limpando o local de trabalho.
Para fazer o Seiri dos documentos eletrônicos, faça uma seleção e separação dos documentos eletrônicos identificando quais ainda são necessários e quais não são mais necessários.
Pastas UTEIS e INÚTEIS
Crie 2 pastas eletrônicas:
UTEIS e INÚTEIS (caso não lhe agrade, você pode escolher algum nome de sua preferência.
Por exemplo: ATIVOS e INATIVOS, ou EM USO e LIXO, etc.).
Coloque os documentos necessários na pasta UTEIS e os não necessários na pasta INÚTEIS.
Mas daí você perguntaria, por que simplesmente não posso ir eliminando os documentos desnecessários, em vez de selecionar, separar e colocar na pasta INÚTEIS?
Sim, você até pode.
Pois ao final o resultado seria o mesmo, restariam somente os documentos necessários.
Mas como mencionamos em artigo anterior, é importante definir e elaborar um plano que evidentemente seja aprovada pela Diretoria.
Então é importante manter a pasta INÚTEIS para posteriormente fazer um levantamento do quanto foi eliminado.
Relatar o quanto de espaço vazio e economia gerou o programa de 5S eletrônico.
Por exemplo à Alta Direção, num relatório do programa de 5S.
Se não for mostrado os resultados positivos a Diretoria não vai saber os benefícios do programa e pode deixar de apoiar o programa 5S eletrônico.
Cópias desnecessárias dos documentos
Um outro ponto de suma importância é a procura e eliminação das copias desnecessárias dos documentos.
Como já dissemos acima são os famosos arquivos duplicados, as vezes triplicados ou copiados tantas vezes que o usuário nem sabe mais qual é a versão válida.
Aqui o gestor do 5S deve solicitar a colaboração do pessoal de TI (ou o pessoal da Informática, se assim for na sua empresa) para dar uma ideia de como procurar estes arquivos duplicados.
A TI pode assumir esta tarefa visto que têm o conhecimento da melhor forma de fazer isso ou eles podem dar treinamento aos usuários para que façam a procura.
Existem vários programas que pesquisam arquivos duplicados e alguns têm a função de elimina-los também.
Mas aqui é interessante não eliminar as copias ainda, mas guarda-lo na pasta INÚTEIS.
Para no final o pessoal de TI verificar as tendências e o porquê das pessoas ao fazer cópias destes arquivos.
E elaborar relatórios para o gestor analisar e criar regras para os arquivos eletrônicos.
Descobrir o porquê das pessoas fazerem copias desnecessárias é levantar a causa do problema.
Levantando esta causa pode-se tomar ações corretivas e evitar que ocorra o problema novamente.
A redução destes arquivos duplicados, reduzirá a demanda por espaço no HD (Hard Disk) do computador ou do servidor da rede.
Resultando em mais espaço no HD, não necessitando na aquisição de mais hardware.
E caso a empresa tenha contratado espaço para armazenamento na nuvem.
Com menos documentos pode fazer um contrato exigindo menos espaço e consequentemente menor custo.
Então foi mostrado como fazer o Seiri dos documentos eletrônicos, passemos agora à etapa seguinte.
Vejam o artigo clicando abaixo:
“Como fazer Seiton dos documento eletrônicos”
Espero ter ajudado e caso tenham alguma dúvida, deixem um comentário abaixo.