Implantação do Programa 5S

Como fazer a Implantação do programa 5S na empresa

Implantação do programa 5S

Neste artigo falaremos sobre como fazer a Implantação do programa 5S na empresa.

Quero ressaltar que podem ser encontradas várias formas de implantação do programa 5S.

Tanto na internet, gratuito ou pago, ou em livros de vários autores mas cada qual com sua orientação.

Mesmo diferindo nas formas de implantação do programa 5S, se o resultado obtido for positivo, minha opinião é que é valido.

Mas uma coisa é certa!

Alguns colocam as formas de implantação do programa 5S de modo complicado, de modo trabalhoso, muita teoria, nada prático.

Outros colocam algumas teorias meio absurdas que só funcionam em suas cabeças.Implantação do Programa 5S

Vamos colocar aqui uma forma de implantação do programa 5S que foi baseada em experiencia de anos numa multinacional japonesa.

Além disso, por ser de uma empresa multinacional japonesa, era monitorada pela sua matriz.

E os japoneses prezam a simplicidade!

Prezam os sistemas que sejam mais simples, mas eficazes e eficientes.

Não gostam de sistemas complicados, caros e difíceis de assimilar.



E como surgiu o programa 5S no Japão?

A origem do 5S

Como já mencionado em outros artigos a origem do programa 5S é incerta.

Surgiu no Japão nos anos 50.


Veja o que diz o Sr. Takehiko Kimura no seu artigo, clique abaixo para acessar:

http://kim5s.com/archives/448


Ele diz que provavelmente forma duas as teorias:

  • Nos anos 50 na Toyota no estudo do Just in Time
  • O professor Shigueo Shingo pioneiro da IE (Industrial Engineering) ao ministrar treinamentos na Toyota.

Não há certeza.

Mas o que importa é que o programa 5S seja devidamente implantado.

Vamos mostrar as etapas necessárias para o sucesso de uma implantação do programa 5S.

Alta Direção

Como em todos os Sistemas de qualidade que vão ser implantados.

A participação da Alta Direção é de suma importância.

Aliás a implantação do programa 5S inicia pela Alta Direção.

Normalmente quando uma empresa decide iniciar a implantação do programa 5S.

Nomeia um representante, que é o responsável de tudo.

Ou seja, ele tem que decidir, fazer, monitorar e responder pelo sucesso do programa.

Se não der resultado, o culpado é ele!

Dificilmente o sucesso é alcançado.

Como dever participar a Alta Direção?

A Alta Direção não precisa colocar a “mão na massa”.

Mas algumas coisas têm que fazer.

Na nossa opinião deve participar do:

  • Nomeação do Representante da Direção
  • Planejamento
  • Monitoramento periódico do programa
  • Analise crítica do programa
  • Decidir e aprovar as ações corretivas

Vamos ver como a Alta Direção participa em cada um destes tópicos acima.

Representante da Direção

Inicialmente a Alta Direção deve nomear um Representante da Alta Direção.

Deve definir suas responsabilidades e principalmente a autoridade que este Representante vai ter na implantação do programa 5S.

Deve divulgar estas responsabilidades e autoridades a toda empresa.

O Representante da Direção deve elaborar todo o planejamento e a estrutura de trabalho de implantação do programa 5S.

Que deve ser analisado criticamente e aprovado pela Alta Direção.

O Representante da Direção é a pessoa que conhece e domina todo o plano de implantação do programa 5S.

É ele que organiza tudo.

É ele que dissemina todo o conhecimento do plano de implantação do programa 5S.

Dará treinamento e palestras a toda empresa.

Faz reuniões com os Representantes dos Setores para acompanhar, discutir, propor melhorias de cada setor com estes.

Faz as reuniões com a Alta Direção para atualizar a situação da implantação do programa 5S de toda empresa.

Estrutura do Programa 5S

Como já dissemos a participação de trabalho de implantação do programa 5S é geral.

Todos devem participar!

Cada qual com sua atribuição e responsabilidade.

Mas vejamos como deve ser estruturado o trabalho de implantação do programa 5S.

Já falamos da Alta Direção e do Representante da Direção.

O Representante da Direção deve nomear os Representantes dos Setores.

Representante do Setor

O Representante do Setor como o nome diz é a pessoa que representa o setor perante o Representante da Direção.

Não é recomendado que nomeiem o chefe do setor como representante.

O recomendado é um funcionário para haver facilidade de contato com os colegas.

O Representante do Setor deve receber orientação quanto a implantação do programa 5S e todo seu contexto.

Suas atribuições são:

  • Orientar as pessoas do seu setor quanto ao plano de implantação do programa 5S.
  • Planejarão junto com o chefe e colegas as ações nos pontos negativos detectados nas patrulhas.
  • Planejamento da implantação do programa 5S de seu setor junto ao Representante da Direção.
  • Monitorar seu setor quanto ao plano de implantação do programa 5S de seu setor.
  • Farão monitoramento diário de seu setor
  • Reportar ao Representante da Direção
  • Canal de comunicação do setor com o comitê e vice versa.
  • Reuniões periódicas com os colegas para discutirem os pontos negativos

Comitê 5S

O Representante da Direção deve formar um Comitê 5S.

O numero de pessoas deste Comitê pode depender do tamanho da organização.

Integrantes do Comitê:

Secretaria

Responsável pelo controle de toda documentação gerada durante a Implantação do programa 5S

Elaborar atas de todas as reuniões referentes a 5S.

Ajuda ao Representante da Direção quanto à:

  • Convocação de reuniões
  • Circular comunicados
  • E outras atribuições administrativas

Especialistas 5S

Estes participam de todas as reuniões dando opiniões no que se refere à Implantação do programa 5S.

São pessoas treinadas nos conceitos de 5S.

Dependendo da empresa pode haver um especialista em Seiri, especialista em Seiton e especialistas em cada outros S.

O que faz o Comitê 5S?

O Comitê junto com o Representante da Direção faz:

  • Criar os critérios de 5S da empresa e colocá-los para aprovação da diretoria
  • Fazer os cronogramas de implantação, de patrulhas (auditoria) de 5S
  • Nomear os auditores e dar treinamento a eles
  • Nomear os representantes das seções e dar treinamento a eles.
  • Dar treinamento geral aos funcionários e chefes da empresa.

Em empresas menores o Comitê 5S pode ser formado pelo Representante da Direção e da Secretaria.

Neste caso o Representante da Direção faz o papel dos Especialistas 5S.

Auditor 5S

Ser qualificado para auditoria 5S na empresa.

Fazer auditoria conforme Plano de Auditoria 5S geral ou setorial.

Elaborar relatório de auditoria 5S com fotos dos pontos negativos e dos positivos.

Reportar o resultado da auditoria e participar da elaboração do Plano de ação corretiva de cada setor.

A Auditoria 5S chamaremos de Patrulha 5S neste artigo.

Vamos na sequencia explicar sobre o tópico proposto neste artigo.

Implantação do programa 5S

Para a Implantação do programa 5S temos que:

  • Planejar
  • Executar o Plano
  • Verificar o que foi executado (patrulha 5S)
  • Analise Critica e revisão do Plano

Planejamento

O Planejamento deve ser elaborado pelo Comitê 5S.

Este Plano deve analisado criticamente e aprovado pela Alta Direção.

Isso é de fundamental importância.


Faça Download de Modelo de Planejamento Geral do Programa 5S

Download Plano geral programa 5S


Pois é a Alta Direção que vai dar:

  • Um direcionamento dos trabalhos.
  • Disponibilização de recursos financeiros e de pessoal.
  • Verificar se é compatível com a filosofia e diretrizes da empresa.

O que deve ser planejado?

Inicialmente definir os critérios e direcionamentos da Implantação do programa 5S

Um dos critérios primordiais são o estabelecimento do objetivo final.

O que a empresa almeja com a Implantação do programa 5S

Isso deve estar claro.

Dai decorrem as ações e prazos que serão colocados num cronograma geral.

A execução do Plano

Após o Planejamento passamos à fase da implantação ou a execução do que foi planejado.

É a aplicação do Seiri Seiton Seissou Seiketsu e Shitsuke.


Para fazer o Seiri e o Seiton temos um artigo relativo a isto, clique abaixo para acessar.

“Seiri Seiton o inicio do 5S


Para os S seguintes, Seissou Seiketsu e Shitsuke, vejam o artigo abaixo:

A manutenção do programa 5S com SEISSOU SEIKETSU SHITSUKE


Verificar o que foi executado (Patrulha 5S)

Patrulha 5S

Quem fará a Patrulha 5S são os auditores.

Devem ter conhecimento dos conceitos de 5S e dos critérios 5S de empresa para poderem anotar os pontos que não atendem aos critérios.

O numero de auditores depende do tamanho da organização.


Quanto à Auditoria 5S ou Patrulha 5S vejam os artigos abaixo:

“Auditoria 5S para manutenção do programa 5S”

“Fazendo Patrulha 5S a auditoria do Seiri Seiton na prática”


Mas basicamente fazem o seguinte:

  • Elaboram um plano de auditoria 5S ou Cronograma de Patrulha 5S
  • Comunicam a auditoria aos setores.
  • Fazem a patrulha 5S, anotando e tirando fotos dos pontos negativos e dos positivos.
  • Elaboram um relatório
  • Apresentam aos Representantes dos Setores
  • Discutem as não conformidades
  • As prováveis ações corretivas.
  • Elaboram um relatório final e entregam ao Representante da Direção

Como planejar a Patrulha 5S de forma adequada

Uma forma adequada de fazer a Patrulha 5S é segmentar a Auditoria.

Pois é impossível detectar todos os problemas olhando tudo

Sem falar no tempo dispendido.

Importante também que a patrulha 5S seja feita em pares.

Um auditor tira fotos, pergunta aos operadores, verifica os problemas

Outro faz as anotações, se possível com o máximo de detalhes.

Como pode ser a segmentação da Patrullha 5S?

Pode-se segmentar a patrulha 5S do seguinte modo:

  • Patrulha 5S do Seiri, se não há coisas inúteis no setor
  • Patrulha 5S d0 Seiton, a organização do setor
  • E as patrulhas seguintes

Segmentar por cada S do programa 5s.

Um outro ponto é segmentar o Seiri e o Seiton

Por serem patrulha mais trabalhosa.

Pode ser dividida em tópicos.

Por exemplo.

Um grupo de auditor audita os armários, gavetas e mesas

Outro grupo audita os equipamentos de medição, de chaves e de dispositivos.

Sem esquecer que numa ronda verificar o Seiri e na ronda seguinte o Seiton

Assim o grupo poderá fazer a patrulha com mais foco.

E não esquecer tirar foto de todos os pontos problemáticos.

Serão usados também como comparação após ser corrigido o problema.

Apresentação dos resultados da Patrulha 5S

Cada auditor deve apresentar os resultados (fotos e relatórios) ao Representante do setor e ao chefe do Setor.

Para planejarem ações para corrigir os problemas.

As ações devem ser separadas em:

  • Ações imediatas, de fácil aplicação
  • Ações de conscientização
  • Ações corretivas permanentes, as que necessitam de análise e estudo

Fica a cargo dos Representantes dos setores apresentar os Planos de ação com prazo aos Comite 5S.

Todas deve haver uma verificação posterior, a verificação da eficácia da ação

Apresentação dos planos de ação

Os Representantes dos setores apresentam ao Comitê e aos auditores os planos de ação para cada problema, para aprovação.

Uma vez aprovado, é apresentado à Alta Direção para Analise Critica e confirmação das ações planejadas.

A Alta direção pode aprovar ou alterar as ações propostas.

Alteração vai depender principalmente dos recursos envolvidos.

A Alta Direção já tem um Planejamento Estratégico Organizacional já definido.

E o Plano de Implantação do Programa 5S for não pode influir negativamente

Follow-up dos planos de ação

Os Representantes dos setores farão o follow-up do dia a dia dos planos para verificarem a tomada de ações.

O comitê designará algum membro dos auditores para fazer um monitoramento periódico do andamento da execução dos planos

Fará um relato do andamento ao Comitê, que fará a Alta Direção.

Verificação da eficácia das ações

Uma vez tomadas as ações, o comitê 5S é comunicado.

O auditor que fez a patrulha 5S no Setor verificará se as ações estão sendo eficazes.

Outras Patrulhas 5S

Como falamos anteriormente as patrulhas 5S devem ser segmentadas.

Mas como programar as próximas Patrulhas 5S?

A 2ª patrulha 5S só pode ser programadas após a implementação das ações corretivas da 1ª patrulha.

Por que?

Digamos que sua empresa fez a 1ª patrulha 5S mas somente do Seiri, conforme nossa orientação.

O Seiri é para separar as coisas desnecessárias, mas algumas vezes não pode ser descartado de imediato, por vários motivos.

Então não adianta verificar o Seiton, organização, desta coisa ainda não descartada.

Mas como o auditor vai saber?

Ele vai apontar a não conformidade de organização sem saber que vai ser descartado.

Então a recomendação é verificar cada etapa somente após a implementação da etapa anterior do programa 5s.

Conclusão

Este artigo apesar de ter ficado extenso, pretendemos dar uma visão geral de como fazer a Implantação do programa 5S na empresa.

E de modo mais adequado possível!

Pretendemos que seja o mais completo possível.

E que possa dar a todos uma orientação para Implantação do programa 5S na sua empresa.

Espero ter ajudado, mais duvidas ou comentários coloquem no campo comentários abaixo.